E-step reiskosten: vergoeding en fiscale regels

Voor woon-werkverkeer met een e-step kun je vaak een reiskostenvergoeding krijgen, maar de hoogte en voorwaarden verschillen per werkgever. Deze pagina legt uit welke fiscale regelingen er zijn en hoe je er praktisch gebruik van kunt maken.

Wat is de wettelijke basis voor reiskostenvergoeding?

In Nederland mag je werkgever je reiskosten voor woon-werkverkeer onbelast vergoeden, tot een maximaal bedrag per kilometer. Dit is vastgelegd in de Wet op de loonbelasting. Voor 2025 geldt een maximale onbelaste vergoeding van circa €0,23 per kilometer. Dit bedrag wordt jaarlijks aangepast. Als je werkgever meer wil geven, dan is het meerdere belast als loon.

De vergoeding is niet verplicht: tenzij er een cao-afspraak is, bepaalt je werkgever zelf of en hoeveel hij vergoedt. Veel organisaties hanteren een staffel, bijvoorbeeld een lager bedrag voor korte afstanden of een hoger bedrag bij gebruik van eigen vervoer.

Welke regelingen passen bij e-step gebruik?

Veel werkgevers hebben een reiskostenregeling die is gebaseerd op het aantal kilometers, ongeacht het vervoermiddel. Dit betekent dat je voor je e-step dezelfde kilometervergoeding krijgt als voor de auto of fiets. Sommige werkgevers hebben een speciale regeling voor duurzame mobiliteit, zoals een hogere vergoeding voor lopen, fietsen of e-steps.

Daarnaast zijn er mogelijkheden zoals een mobiliteitsbudget: een vast bedrag per maand dat je mag besteden aan vervoer, inclusief e-step kosten. Of een lease-regeling voor e-steps, waarbij je werkgever de step ter beschikking stelt. Check je arbeidsvoorwaarden of cao om te zien wat er bij jou mogelijk is.

Hoe declareer je e-step kilometers?

Voor het declareren van e-step kilometers gelden dezelfde regels als voor andere vervoermiddelen. Je moet kunnen aantonen dat je de kilometers daadwerkelijk hebt gemaakt. Gebruik hiervoor een rittenregistratie, bijvoorbeeld via een app, een logboek of een overzicht van je werkgever. Vermeld datum, vertrek- en aankomstadres en het aantal kilometers.

Sommige werkgevers werken met een vaste vergoeding op basis van het aantal werkdagen, zonder kilometeradministratie. In dat geval is het belangrijk dat je werkgever een belaste of onbelaste vergoeding op de juiste manier vaststelt. Vraag bij twijfel na bij je salarisadministratie.

Fiscale aandachtspunten bij e-step en reiskosten

Een belangrijk punt is dat de kilometervergoeding bedoeld is voor vervoer. Als je e-step ook privé gebruikt, heeft dat geen invloed op de vergoeding: de vergoeding is gekoppeld aan het aantal zakelijke kilometers. Pas echter op met constructies waarbij je werkgever de e-step ter beschikking stelt: dan kan er sprake zijn van bijtelling, vergelijkbaar met een auto van de zaak. De bijtelling geldt alleen voor e-steps die als 'auto' worden aangemerkt, maar de meeste e-steps vallen onder de fietsregeling.

De fietsregeling (tot €749 per drie jaar) geldt ook voor e-steps die onder de definitie van fiets vallen, zoals e-steps met trapondersteuning tot 25 km/u. Informeer bij je werkgever of je gebruik kunt maken van deze regeling om een e-step aan te schaffen.

Praktische tips om meer uit je regeling te halen

• Vraag je werkgever naar de mogelijkheid om een mobiliteitsbudget te gebruiken voor je e-step.
• Overweeg een e-step met trapondersteuning: die komt in aanmerking voor de fietsregeling.
• Combineer je reiskostenvergoeding met een thuiswerkvergoeding voor de dagen dat je niet naar kantoor gaat.
• Bewaak dat je kilometerdeclaratie actueel is: schrijf kilometers direct in je agenda of app.

Veelgestelde vragen

Moet mijn werkgever reiskostenvergoeding geven voor een e-step?

Nee, een werkgever is niet verplicht om reiskosten te vergoeden, tenzij dit in je cao of arbeidscontract staat. Veel werkgevers doen het wel, maar de hoogte en voorwaarden kunnen verschillen.

Hoe hoog is de maximale onbelaste kilometervergoeding voor een e-step?

Voor 2025 is dat circa €0,23 per kilometer. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd en geldt voor alle vervoermiddelen, dus ook voor e-steps.

Kan ik een e-step via mijn werkgever leasen of kopen?

Sommige werkgevers bieden fietslease of een fietsregeling aan, waarmee je een e-step kunt aanschaffen. Informeer naar de mogelijkheden binnen jouw bedrijf.