Laden bij de werkgever: wat kost het jou en je baas?

Laden bij je werkgever is vaak voordelig voor werknemers, maar de werkgever draait op voor de kosten. De fiscale behandeling is de afgelopen jaren veranderd, waardoor er zowel voor jou als voor je baas zaken te regelen zijn.

De fiscale spelregels in het kort

Het laden van een elektrische auto op het werk is sinds 2023 grotendeels vrijgesteld van loonbelasting, mits het gaat om een zakelijke laadbeurt. Dit betekent dat je als werknemer geen bijtelling betaalt over de elektriciteit die je tijdens werktijd of op de bedrijfslocatie verbruikt. Voor privéladen op het werk, bijvoorbeeld buiten werktijden, geldt dat de werkgever een vergoeding mag geven zonder dat dit als loon wordt gezien, maar hier is nog wel discussie over.

Voorwaarden vanuit de Belastingdienst: de laadpaal moet zakelijk ter beschikking staan en het laden moet aantoonbaar noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de functie. Bij een auto van de zaak is dit vaak het geval, maar bij een privéauto die ook voor woon-werk wordt gebruikt, moet je zorgvuldig registreren.

Wat mag je als werknemer verwachten?

Veel werkgevers bieden een laadpaal op het terrein of vergoeden de gemaakte laadkosten volledig. Soms is er een eigen bijdrage of een maximale vergoeding per kWh. In de praktijk liggen de vergoedingen tussen de €0,25 en €0,60 per kWh, afhankelijk van de energieprijzen en het beleid van de werkgever.

Let op: als je thuis niet kunt laden, kan een werkgever ook een thuislaadpaal ter beschikking stellen. Ook hiervoor gelden fiscale regels. Vraag bij je hr-afdeling naar de mogelijkheden en lees de cao of arbeidsvoorwaardenregeling erop na.

Kosten voor de werkgever: meer dan alleen stroom

Een werkgever die laadpalen plaatst, maakt kosten voor:

• Aanschaf en installatie: een laadpaal kost circa €1.500-€3.000 per paal, inclusief installatie, afhankelijk van de locatie en netaansluiting.
• Elektriciteit: de energieprijs voor bedrijven ligt gemiddeld rond de €0,20-€0,35 per kWh, inclusief energiebelasting.
• Onderhoud en beheer: jaarlijks circa 10% van de aanschafprijs.
• Netwerkkosten: bij meerdere palen kan een verzwaard netaansluiting nodig zijn, wat duizenden euro's per jaar kost.

Daarnaast kan de werkgever gebruikmaken van investeringsaftrekposten, zoals de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA), om de fiscale lasten te verlagen.

Laadpassen en administratieve verplichtingen

Veel werkgevers kiezen voor een laadpas voor werknemers, waarmee zij ook onderweg kunnen laden. De ritten worden dan per werknemer gespecificeerd. De werkgever betaalt de facturen en moet bijhoud wie wanneer heeft geladen. Het is verstandig om een duidelijk beleid te maken voor privégebruik: als een werknemer ook privé met de laadpas laadt, kan dit als loon worden aangemerkt als er geen goede administratie is.

De belastingdienst verlangt dat werkgevers gegevens over laadsessies minimaal vijf jaar bewaren. Gebruik hiervoor laadpaalsoftware of een contract met een laadpasprovider die automatisch rapportages levert.

Praktische voorbeeldberekening

Stel: een werknemer laadt gemiddeld 15 kWh per week op het werk. Bij een vergoeding van €0,40 per kWh kost dat de werkgever €6 per week. Over een jaar is dat €312 per werknemer. Voor een bedrijf met 50 EV-rijders komt dat neer op ruim €15.000 per jaar. Daar komen nog de installatiekosten bij, maar die kunnen worden terugverdiend via de imagovoordeel en mogelijke belastingvoordelen.

Voor de werknemer is de waarde groter: als hij thuis had moeten laden tegen €0,30 per kWh, had hij per week €4,50 moeten betalen. Door de werkgeversvergoeding bespaart hij dus €4,50 per week.

Veelgestelde vragen

Moet ik als werknemer bijtelling betalen voor het laden op het werk?

Nee, zolang het laden plaatsvindt op de zaak en zakelijk gebruik redelijkerwijs noodzakelijk is. Dat geldt voor zowel een auto van de zaak als een privéauto met een gerede zakelijke functie.

Mag mijn werkgever een eigen bijdrage vragen voor laadkosten?

Ja, dat is toegestaan. De werkgever mag een eigen bijdrage vragen, maar hij moet wel duidelijk communiceren over de voorwaarden. Dit kan bijvoorbeeld door een maximum aantal kWh per maand te stellen.

Wat gebeurt er met de laadpas als ik uit dienst ga?

De laadpas wordt ingetrokken of geblokkeerd zodra je uit dienst treedt. Zorg dat je eventuele tegoeden of laadkosten nog vóór je laatste werkdag verrekent met de werkgever.