Laadkosten werkgever: fiscale regels en vergoedingen

Als werkgever kun je laadkosten van een elektrische auto vergoeden, maar de fiscale regels zijn specifiek. Zo bestaat er een onbelaste vergoeding van circa 0,23 euro per kilometer en kun je de thuislaadkosten onder voorwaarden netto verrekenen.

Wat zegt de Belastingdienst over laadkosten?

De Belastingdienst beschouwt laadkosten als onderdeel van de autokosten. Voor een auto van de zaak zijn alle kosten, dus ook stroom, al verwerkt in de bijtelling. Voor een eigen auto die ook zakelijk wordt gebruikt, geldt de onbelaste kilometervergoeding van maximaal 0,23 euro per kilometer. Deze vergoeding dekt zowel brandstof als elektriciteit.

Wil je specifiek de stroomkosten vergoeden, dan moet je kunnen aantonen wat de werkelijke kosten zijn. Bij een laadpaal op het werk is dat eenvoudig: je kunt de meterstanden registreren. Voor thuis laden wordt het ingewikkelder, omdat je de stroom niet altijd apart kunt meten van het huishoudelijk verbruik.

Opties voor onbelaste vergoedingen

Er zijn drie erkende methoden om laadkosten onbelast te vergoeden:

• Vaste onbelaste vergoeding per kilometer – maximaal 0,23 euro per zakelijke kilometer, zonder administratieve rompslomp.
• Vergoeding op basis van werkelijk verbruik – je declareert het aantal geladen kilowattuur, bijvoorbeeld via een laadpas. Dit vereist een duidelijke koppeling tussen het voertuig en de laadsessie.
• Praktische compensatie voor thuis laden – je kunt uitgaan van een gemiddeld verbruik (circa 15 tot 20 kWh per 100 km) en een gemiddelde stroomprijs, maar dan is het lastig om binnen de wet te blijven. Veel werkgevers kiezen voor een onbelaste vergoeding van circa 0,05 tot 0,08 euro per kilometer extra, maar dit kan niet zonder onderbouwing plaatsvinden.

Wat zijn de administratieve verplichtingen?

Als je meer wilt vergoeden dan de vaste kilometervergoeding, moet je een sluitende administratie bijhouden. Voor werknemers met een laadpaal thuis kun je een tweede meter of een slim laadstation installeren dat het verbruik registreert. Alleen met die gegevens kun je de daadwerkelijke kosten onbelast verrekenen.

Daarnaast moet je voor de btw een gespecificeerde factuur of een overzicht hebben. De btw op stroom kun je als werkgever aftrekken, maar alleen als je de kosten op naam van het bedrijf krijgt. Een laadpaallogboek is daarom geen overbodige luxe.

Praktische tips voor werkgevers

Wil je het eenvoudig houden, kies dan voor een laadpas met geautomatiseerde rapportage. Veel aanbieders leveren maandoverzichten met datum, tijd, hoeveelheid en locatie. Zo kun je de kosten direct naar de werknemer of het bedrijf te herleiden.

Let ook op de cao of arbeidsvoorwaarden: sommige collectieve regelingen bevatten al afspraken over laadvergoedingen. Stem de hoogte van de vergoeding af op de actuele energieprijzen, zodat die reëel blijft. Een periodieke check van de tarieven (bijvoorbeeld elk kwartaal) voorkomt dat je werknemers tekortdoet.

Veelgestelde vragen

Mag ik laadkosten onbelast vergoeden zonder administratie?

Nee, voor onbelaste vergoeding boven de kilometervergoeding heb je een onderbouwing nodig. Zonder administratie riskeer je naheffingen. De vaste kilometervergoeding is de enige uitzondering.

Hoe bereken ik de onbelaste vergoeding voor thuis laden?

Je kunt uitgaan van het werkelijke aantal kWh vermenigvuldigd met het kale stroomtarief (zonder btw en energiebelasting). Alternatief is een vast bedrag per kilometer, maar dat moet je onderbouwen met verbruiksgegevens van het specifieke model.

Moet de werknemer btw betalen over de laadvergoeding?

Nee, als de vergoeding onbelast is, betaalt de werknemer geen btw. De werkgever kan de voorbelasting op stroom aftrekken, maar alleen als de factuur op naam van het bedrijf staat.