Werkgever en werknemer: wie betaalt de laadkosten thuis? Juridische gids

In Nederland is het gebruikelijk dat de werkgever de laadkosten thuis vergoedt, maar dit is geen wettelijke verplichting. De Belastingdienst kent een gerichte vrijstelling voor onbelaste vergoedingen, mits je administratief bewijs levert. Deze gids legt de spelregels uit.

Wat zegt de wet?

Er bestaat geen specifieke wet die bepaalt dat de werkgever laadkosten thuis moet vergoeden. Het is een secundaire arbeidsvoorwaarde die je onderling regelt. Wel heeft de Belastingdienst een gerichte vrijstelling gecreëerd waardoor je als werkgever een onbelaste vergoeding kunt geven voor de thuislaadkosten van een zakelijke elektrische auto.

De vrijstelling geldt alleen als je een rittenadministratie bijhoudt en de vergoeding niet hoger is dan de werkelijke kosten. Zonder deze voorwaarden wordt de vergoeding gezien als loon en betaal je er belasting over.

Fiscale vrijstelling: voorwaarden en bedragen

De Belastingdienst hanteert voor 2025 een normbedrag van circa € 0,29 per kWh voor thuis laden. Dit bedrag is gebaseerd op het landelijk gemiddelde stroomtarief. Je mag dit bedrag onbelast vergoeden, ook als je werknemer thuis een eigen laadpaal heeft.

• Het normbedrag geldt per kWh, niet per kilometer.
• Je moet kunnen aantonen dat er daadwerkelijk voor zakelijke ritten is geladen.
• De vergoeding mag niet boven de werkelijk gemaakte kosten uitkomen.

Administratieve eisen voor werkgevers

Om gebruik te maken van de vrijstelling, moet je als werkgever een sluitende administratie bijhouden. Dit betekent dat je per werknemer en per laadsessie vastlegt:

• Datum en tijd van het laden.
• Aantal geladen kWh.
• De gereden zakelijke kilometers.

Daarnaast moet je werknemer een rittenregistratie bijhouden die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Zonder deze administratie loop je het risico dat de vergoeding alsnog als loon wordt aangemerkt.

Wat als je geen vergoeding afspreekt?

Staat er niets in het arbeidscontract of de cao? Dan betaalt de werknemer zelf de laadkosten thuis, ook als hij de auto voor zakelijke ritten gebruikt. Dit kan leiden tot onduidelijkheid en discussies.

Het is daarom verstandig om vooraf duidelijke afspraken te maken. Denk aan een vaste vergoeding per maand, een vergoeding per kWh of een kilometervergoeding die ook de laadkosten dekt. Zet deze afspraken altijd op papier.

Veelgemaakte fouten en praktische tips

Een veelgemaakte fout is dat werkgevers het normbedrag van € 0,29 per kWh blind toepassen, zonder te controleren of het werkelijke stroomtarief lager is. Een andere valkuil is het ontbreken van een ondertekende overeenkomst.

• Check jaarlijks of het normbedrag nog actueel is.
• Maak afspraken over de laadpaal: wie betaalt de aanschaf en het onderhoud?
• Overweeg een laadpas met gescheiden facturatie voor zakelijk en privé.

Veelgestelde vragen

Moet mijn werkgever verplicht mijn laadkosten thuis vergoeden?

Nee, er is geen wettelijke verplichting. Het is een afspraak tussen jou en je werkgever. Zonder afspraak betaal je zelf.

Hoe hoog is de onbelaste vergoeding die ik mag krijgen?

De Belastingdienst stelt een normbedrag vast, voor 2025 circa € 0,29 per kWh. Dit is een maximum, niet een standaardbedrag.

Wat gebeurt er als mijn werkgever meer vergoedt dan het normbedrag?

Het meerdere boven het normbedrag wordt gezien als loon en je betaalt er belasting over. Houd dus rekening met een naheffing.