Aanbestedingen voor onderhoud van elektrische overheidsvoertuigen

Om onderhoud te mogen doen aan elektrische overheidsvoertuigen, moet je inschrijven op een aanbesteding. Hierbij gelden naast algemene aanbestedingsregels ook specifieke duurzaamheidseisen en technische kennisvereisten voor EV's.

Aanbestedingsrechtelijke context

Overheidsopdrachten boven de Europese drempelwaarden (circa 5,5 miljoen euro voor werken en 221.000 euro voor diensten) moeten Europees worden aanbesteed. Voor onderhoudsdiensten geldt doorgaans de openbare procedure of procedure met onderhandeling. De Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit vormen de basis.

In de aankondiging staan minimumeisen zoals inschrijving in het handelsregister, geen crimineel verleden en financiële draagkracht. Daarnaast worden vaak referenties gevraagd van vergelijkbare opdrachten in de afgelopen 5 jaar. Voor EV-specifiek onderhoud geldt dat je moet aantonen dat je technici gecertificeerd zijn voor hoogspanning (tot 1.000 V).

Duurzaamheidseisen als gunningscriterium

De Aanbestedingswet biedt ruimte voor 'maatschappelijk verantwoord inkopen' (MVI). Concrete eisen kunnen zijn: gebruik van 100% groene stroom in de werkplaats, circulaire onderdelen, of een milieuverklaring (Eco-Label). Soms wordt een hogere prijs gecompenseerd via 'Best Value Procurement' (BVP), waarbij kwaliteit en risicomanagement zwaarder wegen.

Een klein overzicht van mogelijke duurzaamheidscriteria:

• CO2-voetafdruk van het onderhoudsproces
• Percentage gerecyclede materialen
• Inzet van elektrische servicevoertuigen
• Milieucertificering zoals ISO 14001

Deze criteria moeten objectief en meetbaar zijn, anders bestaat het risico op bezwaar.

Technische vereisten voor EV-onderhoud

Naast juridische eisen zijn er technische voorwaarden. Zo moeten medewerkers een opleiding hebben gevolgd voor werken aan hoogspanning (bijvoorbeeld volgens de NEN 9146 of vergelijkbaar). Ook moet de werkplaats beschikken over geïsoleerd gereedschap, speciale laadfaciliteiten en een vloeistofopvang voor accu's.

De inschrijver moet kunnen aantonen dat hij toegang heeft tot de nodige diagnosetools en software-updates, hetzij als merkdealer of via een overeenkomst met de fabrikant. In de praktijk wordt vaak geëist dat minimaal 2 fte beschikbaar is voor 24/7 storingsdienst, inclusief een servicevoertuig met noodstroomfunctie.

Procedure en termijnen

De aanbestedingsprocedure kent vaste termijnen: voor een openbare procedure geldt een minimale termijn van 35 dagen voor inschrijvingen, te rekenen vanaf de publicatie. Bij een versnelde procedure kan dit worden verkort tot 15 dagen. Aanvullende informatie kan worden gevraagd, en de gunning moet binnen 30 dagen worden bekendgemaakt.

Belangrijk is dat je vóór de sluitingsdatum een geldige inschrijving doet. Gebruikelijke evaluatiecriteria zijn prijs (40-60%) en kwaliteit (40-60%). Voor EV-onderhoud kan kwaliteit onder meer betrekking hebben op de beschikbaarheid van specifieke accudiagnose-apparatuur of het percentage gebruikte originele onderdelen.

Veelgestelde vragen

Kan een klein MKB-bedrijf ook meedingen naar zo'n aanbesteding?

Ja, vaak worden percelen of onderdelen opgesplitst om deelname door mkb'ers te stimuleren. Wel moet je voldoen aan de minimumeisen; het maken van een strategische alliantie met een groter bedrijf kan helpen.

Wat zijn de gevolgen als je niet aan de duurzaamheidseisen voldoet?

Je inschrijving kan als niet-geschikt worden beoordeeld of buiten beschouwing worden gelaten. Soms worden duurzaamheidseisen vertaald naar bonuspunten, waardoor je kans op gunning kleiner wordt.

Mag een aanbesteder specifieke merken voorschrijven voor onderhoud?

Nee, dat is in strijd met het gelijkheidsbeginsel. Wel mag de aanbesteder eisen dat je toegang hebt tot de specifieke diagnosetools van het betreffende merk, mits dit objectief noodzakelijk is en niet leidt tot merkdiscriminatie.