Laadkosten zonder rittenadministratie: zo werkt het forfait

Ondernemers zonder rittenadministratie kunnen voor laadkosten van een elektrische auto gebruikmaken van een forfaitaire regeling. Daarmee vermijd je ingewikkelde bewijsvoering, maar er zitten voorwaarden aan. Dit artikel legt uit hoe het forfait werkt en hoe je het combineert met de bijtelling.

Waarom is er een forfait voor laadkosten?

Voor brandstofauto's is het eenvoudig: je declareert tankbonnen. Bij elektrisch rijden is dat lastiger, vooral als je thuis of bij een openbaar laadpunt laadt. De Belastingdienst heeft daarom een forfaitaire regeling ingesteld voor ondernemers die geen sluitende rittenadministratie bijhouden.

Het forfait is een vast bedrag per kilowattuur (kWh) dat je mag aftrekken als bedrijfskosten. Het is de bedoeling dat dit bedrag in de buurt komt van de gemiddelde laadprijs in Nederland. Zo voorkom je discussie achteraf over werkelijke kosten.

Wat zijn de actuele forfaitaire bedragen?

De Belastingdienst stelt jaarlijks bedragen vast. Er wordt onderscheid gemaakt tussen:

• Thuis laden: een lager tarief per kWh, omdat je eigen stroom doorgaans goedkoper is.
• Openbaar laden: een hoger tarief, inclusief laadpaalexploitant en overhead.
• Laden bij een laadstation van de zaak: vaak wordt uitgegaan van de eigen kostprijs, maar het forfait kan ook hier worden toegepast.

De actuele tarieven vind je op de website van de Belastingdienst, maar reken op circa 0,20 tot 0,45 euro per kWh, afhankelijk van de categorie.

Zo pas je het forfait toe in je administratie

Het forfait vervangt de werkelijke laadkosten. Je hoeft geen bonnen te bewaren, maar je moet wel kunnen aantonen dat je elektrisch rijdt. Noteer daarom:

• Kilometerstanden van de auto (voor en na het jaar).
• Een inschatting van het aantal gereden kilometers zakelijk en privé, bijvoorbeeld via een rittenregistratie-app.
• Het aantal kWh dat je per jaar hebt geladen, als dat bekend is (bijvoorbeeld via laadpasoverzichten).

Het forfait vermenigvuldig je met het aantal kWh dat je voor de onderneming hebt gebruikt. Dit kun je berekenen op basis van het gemiddelde verbruik van je auto (bijvoorbeeld 15-20 kWh per 100 km) en het aantal zakelijke kilometers.

Let op: bijtelling en btw zijn aparte zaken

Het forfait voor laadkosten gaat alleen over de inkomstenbelasting (kosten van de onderneming). Voor de bijtelling van de auto geldt een aparte regeling. Als je de auto ook privé gebruikt, wordt de bijtelling berekend over de cataloguswaarde, ongeacht de laadkosten.

Voor de btw geldt dat je alleen btw kunt aftrekken op basis van werkelijke facturen. Een forfait mag niet worden gebruikt voor btw-aftrek. Houd daarom laadpassen en facturen apart als je btw wilt terugvragen voor zakelijk gebruik.

Wat als je wel een rittenadministratie bijhoudt?

Heb je een sluitende rittenadministratie, dan mag je de werkelijke laadkosten aftrekken, onderverdeeld naar geladen kWh. Dit kan voordeliger zijn als je veel thuis laadt tegen een laag tarief, of juist goedkoper als je veel bij dure snelladers laadt. Het is verstandig om beide methoden door te rekenen.

Houd er rekening mee dat de Belastingdienst specifieke eisen stelt aan een rittenadministratie, zoals het bijhouden van begindatum, einddatum, kilometerstand en ritdoel. Een administratie met alleen een schatting volstaat niet voor de werkelijke kosten.

Veelgestelde vragen

Mag ik het forfait gebruiken als ik een laadpaal op mijn eigen terrein heb?

Ja, het forfait geldt ook voor laden bij een ondernemingslaadpaal. De Belastingdienst accepteert dan hetzelfde forfaitaire tarief als voor openbaar laden, tenzij je kunt aantonen dat je kosten lager zijn.

Wat als ik meer kWh verbruik dan de forfaitaire grens?

Het forfait is een maximum per jaar op basis van een inschatting van je verbruik. Als je meer verbruikt, kun je dit onderbouwen met laadpaalrapportages, maar dan is het verstandiger om op werkelijke kosten over te stappen.

Hoe vaak publiceert de Belastingdienst nieuwe forfaitbedragen?

De tarieven worden jaarlijks herzien, meestal aan het einde van het jaar bekendgemaakt. Het is handig om dit te checken voordat je je aangifte doet.