Werkgeversvergoeding voor extra laadsessies bij winterfiles

Als je in de winter in de file staat of moet omrijden, kan je accu sneller leeg raken. Extra laadsessies onderweg kun je in veel gevallen declareren bij je werkgever, maar er zijn wel fiscale grenzen.

Wat is een gebruikelijke reiskostenvergoeding?

Veel werkgevers hanteren een vaste reiskostenvergoeding op basis van woon-werkverkeer, berekend met een vast bedrag per kilometer (bijvoorbeeld €0,23 per km, het onbelaste maximum). Dit bedrag dekt doorgaans de 'normale' laadkosten, maar niet altijd de extra kosten door onvoorziene omstandigheden zoals files of kou.

Voor zakelijke ritten kun je de werkelijke laadkosten declareren, maar dan moet je wel kunnen aantonen dat de kosten zijn gemaakt. Een laadpas met een overzicht van transacties is daarvoor handig.

Fiscale regels voor extra laadsessies

De Belastingdienst staat een onbelaste vergoeding van maximaal €0,23 per kilometer toe, ongeacht of je elektrisch of op benzine rijdt. Als je werkgever dit bedrag geeft, kun je daar geen extra laadkosten bovenop onbelast vergoed krijgen, tenzij er sprake is van een 'kosten die voortvloeien uit de dienstbetrekking' – bijvoorbeeld een onverwachte laadsessie tijdens een zakelijke rit.

Voor die extra sessies kan de werkgever een vergoeding geven uit de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Die ruimte is in 2025 circa 1,92% van de totale loonsom. Als de laadkosten binnen die ruimte vallen, zijn ze onbelast.

Hoe declareer je in de praktijk?

Laadkosten onderweg kun je eenvoudig vastleggen met een zakelijke laadpas of via een app. Laadpassen zoals van ANWB of Shell Recharge geven maandelijkse overzichten die je bij je werkgever kunt indienen. Zorg dat je bij elke laadsessie het kenteken noteert en de locatie, zodat je kunt uitleggen waarom de laadbeurt nodig was.

Sommige werkgevers hebben een maximum voor laadkosten per dag, bijvoorbeeld €15, maar in de winter kan dat oplopen tot €25 als je meerdere keren moet laden. Overleg met je werkgever of er een regeling is voor extreme weersomstandigheden.

Tips voor werkgevers: kosten besparen

Voor werkgevers is het goed om te weten dat je de laadkosten van medewerkers die thuis opladen kunt vergoeden op basis van het werkelijke stroomverbruik. Hiervoor moet je wel een redelijke prijs per kWh hanteren, bijvoorbeeld het gemiddelde tarief van je energieleverancier. Dit is vaak voordeliger dan een hoge kilometervergoeding.

Een andere optie is om een laadpas te verstrekken met een zakelijk tarief, zodat alle laadsessies automatisch worden gefactureerd aan de werkgever. Daarmee voorkom je dat medewerkers zelf kosten voorschieten en declaraties indienen.

Veelgestelde vragen

Kan ik mijn laadkosten onderweg opvoeren als ik geen zakelijke laadpas heb?

Ja, je kunt bonnetjes bewaren en een factuur opvragen bij de aanbieder. Zet er het kenteken en de datum op, en dien ze in bij je werkgever.

Wat als mijn werkgever geen laadkosten vergoedt?

Dan kun je de extra kosten aftrekken van je belasting als specifieke zorgkosten, maar dat geldt alleen als je een eigen onderneming hebt. In loondienst is het helaas niet aftrekbaar.

Geldt de kilometervergoeding ook voor elektrische auto's?

Ja, het onbelaste maximum van €0,23 per km geldt voor alle vervoersmiddelen. Sommige werkgevers geven een hogere vergoeding, maar dat deel is belast voor de werknemer.